Como aburrir a tu audiencia facilmente

Ayer tuve la oportunidad de participar nuevamente en una reunión de Palermo Valley, donde distintos expertos informáticos han presentado sus visiones sobre un tema muy específico como es el Cloud Computing. La mayoría de presentaciones en este tipo de eventos (me refiero a exponentes muy técnicos, no al Palermo Valley) suelen tener algo en común: a menudo una pobre comunicación se interpone entre el público y el mensaje.

A pesar de su elevada calificación técnica, algunos exponentes no consiguen transmitir sus ideas con éxito, y en casi todos los casos se repiten los mismos errores: transmiten tanta información como les resulta  posible en los minutos asignados, acompañándola con presentaciones llenas de gráficos, fórmulas, etc., contenido suficiente para llenar un cuatrimestre docente. Ayer, (al igual que casi siempre en este tipo de charlas) me pasó que, cuando aún no había terminado de interpretar un gráfico, ó de analizar algún dato, el conferenciante ya había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de seguirle el ritmo y terminé perdiendo el interés y desconectándome de su ponencia.

Ayer en varios momentos veía como otros asistentes parecían absortos en sus notebooks o en sus celulares. En definitiva, quien daba la charla había terminado hablando solo, porque la audiencia, aunque físicamente estaba en la misma sala, hacía tiempo que había viajado hacia otros mundos.

Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.

¿Alguna vez se ha parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación, sea ésta del tipo que sea?

Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, para explicar nuestras ideas a colegas, para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, etc. Sin embargo, el objetivo fundamental es único: comunicar un mensaje.

Veamos que nos dice Gonzalo Alvarez Marañón:

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se le ocurra), con independencia de su propósito:

  1. conectar con la audiencia;
  2. dirigir y mantener la atención; y
  3. fomentar la comprensión y el recuerdo.

Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con esforzarse. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo. Dedíqueselo y los resultados serán muy gratificantes.

Conectar con la audiencia

Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular.

Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia.

Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.

Dirigir y mantener la atención

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que es importante.

Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y mantenerlo.

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto.

El cerebro recuerda los componentes emocionales de una experiencia mejor que cualquier otro aspecto. El despertar de las emociones concentra nuestra atención en la quintaesencia (gist) de una experiencia a costa de sus detalles periféricos. En definitiva, recordamos ideas generales, no detalles. Por consiguiente, empiece con las ideas clave y, de forma jerárquica, de más general a menos, vaya proporcionando los detalles alrededor de esas nociones más fundamentales. Dicho gráficamente: empiece siempre con la gran foto y luego vaya haciendo zoom hacia el detalle que desea resaltar.

La próxima vez que realice una presentación debería plantearse estas preguntas: ¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden y podrán recordar lo que les cuento?

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Acerca de Mariano Blumenfeld

Algo de Negociación, otro poco de Cobranzas, mucho de Comunicación y una pizca de Social Media en [Bluenest]. [Communications, Social Media and a little bit of Negotiation & Collections. Social Media Manager in [Bluenest].

Publicado el 25 agosto 2010 en Comunicación y etiquetado en , , , . Guarda el enlace permanente. 8 comentarios.

  1. Hola a todos,
    Me parecio muy bueno tu post Mariano, creo que es algo que es de utilidad para todos, más allá de nuestras aptitudes naturales más de una vez en la vida nos toca explicar algo, exponer un tema en el cual nos especializamos y son tips que nos pueden guiar para mejorarnos.

  2. impecable tus comentarios…

    mi reflexion super elaborada seria,

    algunos fueron hechos para cocinar, otros para hablar, aunque puedas trabajar tu locucion, si no esta dentro de tus talentos la comunicacion, buscate otra cosa.

    Como lo escribi en uno de mis post, para descubrir nuestros talentos hay que darle bolilla a las cosas que “naturalmente” nos salen bien.
    :)

  3. Muy buen post. no queda mucho por agregar. te cuento que asumo lo que comentas como un error mio, de hecho, el de quedar a medio caminio, pues el tema podria haber sido mil veces mas cerrado (para una capacitacion de 40 dev) pero al querer bajarlo al público emprenderor y como decís no conectar, quedamos a medio camino. (ojo muchos se fueron super agradecidos, es en parte como decis solamente) unos querían mas (los que se quedaron hasta el final y seguian preguntando luego de 2hs 30) y los que se levantaron para ir a charlar con la gente afuera, incluso tambien esa es la idea del PVN, que aunque no sea tu tema vengas igual, porque hay mil emprendedores copados para conversar :D

    Gracias por la critica porque cuando es de buena onda, ayuda de verdad a seguir construyendo.

    Abrazo

    • Hola Martín! En primer lugar, quiero agradecerte por tomarte tu tiempo en leer el post y dejarme tu comentario!

      Te aclaro nuevamente (digo nuevamente porque lo puse en el post) que esto no es una crítica contra PV, ni contra los eventos en si mismos.

      La idea del post es, principalmente, intentar concientizar (por llamarlo de alguna manera” a todas aquellas persona que tienen la invaluable posibilidad de estar al frente de un determinado público, para que intenten buscar la mejor forma de lograr cosas importantes con sus charlas.

      Que el exponente sepa mucho, no necesariamente implica que sepa explicarlo, o exponerlo en este caso,y esto implica que pierdan oportunidades excelentes para venderse ellos mismos como emprendedores, y ni hablar de vender sus productos o ideas.

      A mi me encantan este tipo de eventos, me gusta escuchar a la gente, encontrarme con amigos y sacarle todo el provecho al networking que uds proponen, por lo que siempre estaré participando en la medida que mi trabajo me lo permita.

      Espero haber sido claro en mi respuesta, y felicitaciones por la pila que le ponen!!!

      Saludos,
      Mariano

      • si Mariano quedó claro desde el principio. por eso tambien me pareció bueno comentar. como te decia por twitter. Abrazo! y gracias otra vez ;)

  4. Muy buen post, ojalá muchos le presten atención ;)

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